Административни процедури за иницииране на разходи при изпълнение на проекти по Дейност 3.4
Административни процедури за иницииране на разходи при изпълнение на проекти по Дейност 3.4
След издаване на заповед на ректора за възлагане на ръководството на финансираните проекти на съответните ръководители, като допълнителна дейност, те могат да инициират доклади* до ректора през деловодната система на университета с копие до координатора на дейност 3.4**, следвайки следните процедури:
I) Процедура за възлагане на дейности по проекта на членовете на научния колектив, които имат трудов договор със СУ:
1. Ръководителят на проекта подава доклад* с предложение на член или на група от членове от колектива да бъдат възложени допълнителни дейности за извършване на научни изследвания или други дейности по проекта, в който посочва:
- имената на члена на колектива и ролята му в проекта съгласно точка 20.2 от "Методика за разпределение на средствата, кандидатстване, класиране и отчитане на проектите по точка 3.4" (Методиката);
- време и етапи за изпълнение на поставените задачи. Препоръчителната продължителност на етапите на изпълнение е 3 месеца;
- възнаграждение за изпълнение на поставените задачи. Общото възнаграждение трябва да е равномерно разпределено за етапите на изпълнение и ефективно не трябва да превишава месечните ставки, дефинирани в точка 20.2 от "Методиката".
2. Експерт по научна дейност към проекта SUMMIT съгласуват доклада, като отчитат заявените средства за възнаграждение за целия период като направен разход от бюджета на проекта.
3. Ректорът издава заповед за възлагане на допълнителни дейности на съответния член на колектива.
4. До 30-то число на месеца, в който изтича етап за изпълнение на възложените дейности, ръководителят на проекта подава доклад до ректора, който съдържа кратък отчет на изпълнените дейности и предложение за изплащане на планираното възнаграждение. При липса на възражения, възнаграждението на члена на колектива се изплаща с работната заплата за следващия месец.
5. За предсрочно прекратяване на изпълнението на възложените задачи на член на колектива, ръководителят на проекта подава доклад с предложение за прекратяване, в който посочва:
- дата, към която се прекратяват изпълнението на задачите;
- причините за предсрочно прекратяване;
- реално изразходваните средства към дата на прекратяването. Експертите по научна дейност възстановят наличността на неизразходваните средства в бюджета на проекта.
Докладите по тази точка не спират изпълнението на доклади по точка I.4, като разходите в последните се отчитат като реално направени разходи. Прекратяването на дейностите се извършва със заповед на ректора, видоизменяща тази по точка I.3.
Документи, свързани с процедура I:
II) Процедура за назначаване на членове на научните колективи, които нямат трудово-правни отношения със Софийски Университет (студенти, докторанти, млади учени и външни за СУ учени)
Студенти, докторанти и външни лица за СУ се назначават на трудови договори, като договорите не могат да бъдат за по-малко от един месец, с дневна почасова ангажираност не по-малко от 1 час на ден.
1. Назначаване на лица, които са вписани в научния колектив в договора за извършване на научна дейност
a) Ръководителите на проекти инициират назначаването с доклад* до ректора, в който определят периода и дневната почасова ангажираност, като вземат предвид сумата, предвидена за члена на колектив за целия период на проекта и ставките за съответните длъжности, дефинирани за 8-часов работен ден в точка 20.2. от методиката. Например:
- студент (Технически сътрудник - 1400 лв. на месец за 8-часов работен ден) може да бъде назначен най-малко за един месец по 1 час на ден, което прави минималната заплата 175 лв./месец с включени разходи за сметка на работодателя;
или
- докторант (млад учен или докторант (R1) – 2000 лв. на месец за 8-часов работен ден) може да бъде назначен най-малко за един месец по 1 час на ден, което прави минималната заплата 250 лв./месец с включени разходи за сметка на работодателя.
b) Към доклада се прилагат следните документи:
- заявление за назначаване по проект SUMMIT /свободен текст/;
- автобиография;
- копия на документи за придобито образование, квалификация, научна степен (представя се оригинал за проверка);
- медицинско свидетелство;
- удостоверение за банкова сметка;
- приключена трудова книжка от последен работодател.
c) Доклада се входира в деловодството на СУ, а копие от него се изпраща на г-н Емануил Цанов (etsanov@uni-sofia.bg).
2. Назначаване на лица, които не са вписани в научния колектив в договора за извършване на научна дейност
a) Ръководителите на проекти инициират процедура за провеждане на подбор с доклад до ректора, в който се описва позицията и изискванията към кандидатите, заповед за сформиране на комисия и обява.
b) При успешно приключване на процедурата за подбор се подготвят и входират в деловодството протокол от заседание на комисията, доклад за утвърждаване на протокола и заповед за назначаване.
Забележка относно назначаването на докторанти: съгласно правилата на СУ, редовни докторанти имат право да извършват трудова дейност в рамките на трудов договор за не повече от 4 часа на ден. Ако докторант вече има такъв трудов договор, то той/тя не може да бъде назначен/а по проекта SUMMIT.
1. Ръководителят на проекта подава доклад* и проект на заповед за командировка (подписани от декан) до ректора с копие до координатора на дейност 3.4, съобразно установената практика в Университета, като се отчитат изискванията на Наредбата за командировки в страната и чужбина.
2. Експерт по научна дейност към проекта SUMMIT съгласуват доклада, като отчитат заявените средства за направен разход от бюджета на проекта.
3. Докладът се изпълнява по реда установен в университета, а след извеждане на заповедтa финансовото обслужване се извършва от счетоводството на университета (Паричен салон).
4. В 10-дневен срок от завръщане от командировка командированото лице е длъжно:
4.1. Да представи наративен и авансов отчет
a) Ако командированото лице е ръководителя на проекта - представя наративен и авансов отчет на координатора на дейност 3.4 - проф. дфзн Георги Райновски (rig@phys.uni-sofia.bg).
b) Ако командированото лице е част от екипа на проекта - представя наративен и авансов отчет на ръководителя на проекта.
4.2. След получаване на утвърдения наративен отчет, да отчете в счетоводството на СУ утвърдения наративен отчет, авансовия отчет и всички необходими финансово-отчетни документи.
ВАЖНО: При неспазване на 10-дневния срок за отчитане на командировката, лицето ще трябва да възстанови получените средства за нея.
IV) Процедура за закупуване на техника и консумативи и външни услуги:
1. Ръководителят на проекта подава доклад* до ректора с копие до координатора на дейност 3.4 за закупуване на техника и консумативи и външни услуги, съобразно установената практика в Университета, като се отчитат изискванията на Закона за обществените поръчки;
2. Експерт по научна дейност към проекта SUMMIT съгласуват доклада, като отчитат заявените средства за възнаграждение за целия период, като направен разход от бюджета на проекта;
3. Докладът се изпълнява по реда, установен в университета;
4. Заявките за услуги, свързани с патенти и защита на интелектуална собственост, се изпълняват от експертите по интелектуална собственост, назначени по проекта SUMMIT, за сметка на бюджета по Дейност 3.5.
5. В случай на анулиране на поръчката за закупуване на техника и консумативи и външни услуги, ръководителят на проекта подава доклад* за анулиране, като посочва причините за анулирането и реално изразходените средства, ако има такива. Експертите по научна дейност възстановят наличността на неизразходваните средства в бюджета на проекта. Поръчката се прекратява съобразно установената практика в Университета.
*Докладите на ръководилите на проекти задължително се подават на официалната бланка на проекта SUMMIT като се отбелязва, че разходът е за сметка на проект SUMMIT, дейност 3.4 и номерът на конкретния проект ( https://summit.uni-sofia.bg/mod/page/view.php?id=42 ).
**Моля докладите входирани в деловодната система да бъдат изпращани и до г-н Емануил Цанов (etsanov@uni-sofia.bg) и г-жа Галина Деянова (deyanova@phys.uni-sofia.bg).
V) Процедура по изплащане на възнаграждения:
Допълнителни документи: