Административни процедури за иницииране на разходи при изпълнение на проекти по Дейност 3.4
След издаване на заповед на ректора за възлагане на ръководството на финансираните проекти на съответните ръководители, като допълнителна дейност, те могат да инициират доклади* до ректора през деловодната система на университета с копие до координатора на дейност 3.4**, следвайки следните процедури:
I. Процедура за възлагане на дейности по проекта на членовете на научния колектив, които имат трудов договор със Софийски Университет:
1. Ръководителят на проекта подготвя и входира в деловодната система на университита (като изпрати имейл с прикачените файлове до delovodstvo@uni-sofia.bg) доклад* и заповед* с предложение на член или на група от членове на колектива, на които да бъдат възложени допълнителни дейности за извършване на научни изследвания или други дейности по проекта;
За всеки от членовете се посочват:
- три имена
- длъжността в проекта съгласно точка 20.2 от "Методика за разпределение на средствата, кандидатстване, класиране и отчитане на проектите" (Методиката);
- период на възложената допълнителна дейност и етапи за изпълнение на поставените задачи (важат и за етапи на изплащане). Препоръчителната продължителност на етапите за изпълнение и изплащане е 3 месеца;
- възнаграждение за изпълнение на поставените задачи. Общото възнаграждение трябва да е равномерно разпределено за етапите на изпълнение;
2. Документите биват обработени като минават през необходимите за това отдели, след което, при положителна резолюция, заповедта бива подписана от ректор и изведена посредством деловодството;
3. До 30-то число на месеца, в който изтича етап за изпълнение на възложените дейности, ръководителят на проекта входира в деловодството доклад и заповед за изплащане на колектива заедно с личните отчети от всеки един от членовете (вж. процедура V). При липса на възражения, възнаграждението на члена на колектива се изплаща с работната заплата за следващия месец.
4. За предсрочно прекратяване на изпълнението на възложените задачи на член на колектива, ръководителят на проекта подава доклад с предложение за прекратяване, в който посочва:
- дата, към която се прекратява изпълнението на задачите;
- причините за предсрочното прекратяване;
Докладите по тази точка не спират изпълнението на доклади по точка I.3. Прекратяването на дейностите се извършва със заповед на ректора, видоизменяща издадената в точка I.2.
Документи, свързани с процедура I:
II. Процедура за назначаване на членове на научните колективи, които нямат трудово-правни отношения със Софийски Университет (студенти, докторанти, млади учени и външни за СУ участници):
Студенти, докторанти и външни лица за СУ се назначават на трудови договори, като договорите не могат да бъдат за по-малко от един месец, с дневна почасова ангажираност не по-малко от 1 час на ден.
1. Назначаване на лица, които са вписани в научния колектив на договора за извършване на научна дейност:
а) Ръководителят на проекта подготвя и входира в деловодната система на университита (като изпрати имейл с прикачените файлове до delovodstvo@uni-sofia.bg) доклад* и заповед* за назначаване на член/членове към екипа на проекта, като за всеки член трябва да фигурират следните данни:
- три имена
- длъжност в проекта (съобразена с т. 20.2 от "Методиката за разпределение на средствата, кандидатстване, класиране и отчитане на проектите")
- период на назначение (в брой месеци)
- начална дата от която влиза в сила назначението
- дневна почасова ангажираност (съобразена с т. 20.2 от "Методиката за разпределение на средствата, кандидатстване, класиране и отчитане на проектите")
- месечно възнаграждение (ставката зависи от длъжността и дневната почасова ангажираност, трябва да е в съостветствие със заложеното в т. 20.2 от "Методиката за разпределение на средствата, кандидатстване, класиране и отчитане на проектите"). Примери за изчислена ставка:
• Студент трябва да бъде назначен на 1 час. Студентите отговарят на длъжност "технически сътрудник". В методиката ставката за тази длъжност е 1400 лв. месечно за 8 ч. работен ден. За да сметнем за 1 ч. на ден, трябва да разделим 1400 на 8, при което получаваме 175 лв. месечно възнаграждение.
• Докторант трябва да бъде назначен на 2 час. Докторантите отговарят на длъжност "Млад учен/докторант". В методиката ставката за тази длъжност е 2000 лв. месечно за 8 ч. работен ден. За да сметнем за 2 ч. на ден, трябва да разделим 2000 на 4, при което получаваме 500 лв. месечно възнаграждение.
б) Към доклада и заповедта се прилагат следните документи:
- заявление за назначаване по проект SUMMIT /свободен текст/;
- автобиография
- копия на документи за придобито образование, квалификация, научна степен (представя се оригинал за проверка);
- медицинско свидетелство;
- удостоверение за банкова сметка;
- приключена трудова книжка от последен работодател.
в) При входиране на документите в деловодството, копие от имейла (като сложите имейл адреса в cc) трябва да се изпрати на г-н Емануил Цанов (etsanov@uni-sofia.bg).
2. Назначаване на лица, които не са вписани в научния колектив в договора за извършване на научна дейност:
а) Ръководителите на проекти инициират процедура за провеждане на подбор с доклад до ректора, в който се описва позицията и изискванията към кандидатите, заповед за сформиране на комисия и обява.
б) При успешно приключване на процедурата за подбор се подготвят и входират в деловодството протокол от заседание на комисията, доклад за утвърждаване на протокола и заповед за назначаване.
Забележка относно назначаването на докторанти: съгласно правилата на СУ редовни докторанти имат право да извършват трудова дейност в ранките на трудов договор за не повече от 4 часа на ден. Ако докторант вече има такъв трудов договор, то той/тя не може да бъде назначен/а по проекта SUMMIT.
Документи, свързани с процедура II:
т. 1:
т. 2.а:
т. 2.б:
III) Процедура за осъществяване и отчитане на командировки по дейност 3.4 на проекта SUMMIT:
1. Ръководителят на проекта подготвя доклад* и проект на заповед* за командировка в страната или чужбина, като се вземат предвид изискванията съответно от Наредбата за командировки в страната (НКС) или Наредбата за командировки в чужбина (НКЧ).
2. Документите се подписват от ръководителя на проекта (в поле "предложил") и от декана на съответния факултет (в поле "Декан"), след което се входират в деловодната система на университита (като се изпрати имейл с прикачените файлове до delovodstvo@uni-sofia.bg) с копие до координатора на дейност 3.4 (проф. дфзн Георги Райновски - rig@phys.uni-sofia.bg)
3. Докладът се изпълнява по реда, установен в университета, а след извеждане на заповедтa финансовото обслужване се извършва от счетоводството на университета (Паричен салон).
4. В 10-дневен срок от завръщане от командировка командированото лице е длъжно:
4.1. Да представи наративен и авансов отчет
а) Ако командированото лице е ръководителя на проекта - представя наративен и авансов отчет на координатора на дейност 3.4 - проф. дфзн Георги Райновски (rig@phys.uni-sofia.bg).
б) Ако командированото лице е част от екипа на проекта - представянаративен и авансов отчетна ръководителя на проекта.
Ръководителя/координатора съгласува наративния отчет и го връща обратно на командированото лице.
4.2. След получаване на утвърдения наративен отчет, да отчете в счетоводството на СУ утвърдения наративен отчет, авансовия отчет и всички необходими финансово-отчетни документи.
ВАЖНО: При неспазване на 10-дневния срок за отчитане на командировката, лицето ще трябва да възстанови получените средства за нея.
Документи, свързани с процедура III:
За командировки в чужбина:
За командировки в страната:
Документи за отчитане на командировки:
IV) Процедура за закупуване на техника и консумативи и външни услуги:
1. Ръководителят на проекта подава доклад* до ректора с копие до координатора на дейност 3.4 за закупуване на техника и консумативи и външни услуги, съобразно установената практика в Университета, като се отчитат изискванията на Закона за обществените поръчки;
2. Експерт по научна дейност към проекта SUMMIT съгласуват доклада, като отчитат заявените средства за възнаграждение за целия период, като направен разход от бюджета на проекта;
3. Докладът се изпълнява по реда, установен в университета;
4. Заявките за услуги, свързани с патенти и защита на интелектуална собственост, се изпълняват от експертите по интелектуална собственост, назначени по проекта SUMMIT, за сметка на бюджета по Дейност 3.5.
5. В случай на анулиране на поръчката за закупуване на техника и консумативи и външни услуги, ръководителят на проекта подава доклад* за анулиране, като посочва причините за анулирането и реално изразходените средства, ако има такива. Експертите по научна дейност възстановят наличността на неизразходваните средства в бюджета на проекта. Поръчката се прекратява съобразно установената практика в Университета.
*Докладите на ръководилите на проекти задължително се подават на официалната бланка на проекта SUMMIT като се отбелязва, че разходът е за сметка на проект SUMMIT, дейност 3.4 и номерът на конкретния проект (https://summit.uni-sofia.bg/mod/page/view.php?id=42).
**Моля докладите входирани в деловодната система да бъдат изпращани и до г-н Емануил Цанов (etsanov@uni-sofia.bg) и г-жа Галина Деянова (deyanova@phys.uni-sofia.bg).
V) Процедура по изплащане на възнаграждения:
За проекти от сесия I: За проекти от сесия II:
Допълнителни документи: